Byggjer framtidas administrasjon

Publisert:16. oktober 2018Oppdatert:16. oktober 2018, 06:00
Nygårdsgaten 5 skal verta ny innvendig. Foto: Hilde Kristin Strand

Ombygginga av Stein Rokkans Hus handlar om meir enn kor ein skal arbeida. Det handlar òg om kva ein skal arbeida med.

Kva tenester skal UiB-administrasjonen faktisk tilby? Det er det overordna spørsmålet i det store prosjektet med namnet «Prosjekt for tjenesteutvikling».

Det handlar om Nygårdsgaten 5, òg kjent som Stein Rokkans Hus eller «gamle BT-bygget». Det er bestemt at heile sentraladministrasjonen skal flytta inn i bygget, etter planen i 2021. No går det føre seg to prosjekt på ein gong; eit tenesteutviklingsprosjekt og eit byggeprosjekt.  

– Administrasjonen si hovudoppgåve er å støtta den faglege aktiviteten. Spørsmålet er korleis dette kan gjerast, og korleis me kan utvikla tenestene våre, seier Tore Tungodden, assisterande universitetsdirektør.

Vil løysa opp

11 516 kvadratmeter er eigna som kontorlokale i Nygårdsgaten 5. Om lag 3 500 av desse kvadratmetrane er i dag disponerte av Universitetsbiblioteket si biletsamling og Universitetsmuseet si konserveringsavdeling. I saka som har vore ute på høyring vert det diskutert om biletsamlinga og konserveringsavdelinga kan flytta, for å ha meir plass tilgjengeleg. Konserveringsavdelinga vert verande, seier Tungodden, dei treng mange spesialrom. Men for biletsamlinga har ein ikkje konkludert endå, og undersøkjer om det finst andre eigna lokale.

Bygget vart bygd for avisdrift, i ei tid då ein ikkje dreiv med opne landskap. Det inneheld difor mange kontor, og mykje areal går vekk til korridor. Det er ingen kontakt mellom etasjane utanom trapperommet. Dette er noko som vert jobba med å endra.

– Me ser føre oss at bygget må løysast opp på eit vis. No har me vore i kontakt med tre arkitektfirma UiB har avtale med, og dei har kome med kvar sin moglegheitsstudie, seier eigedomsdirektør Even Berge.

– Dei føreslær mellom anna både nye trapper og gangbruer. Me må òg vurdera sjølve ankomsten til bygget, kanskje skal ein koma inn frå ein annan kant enn frå Nygårdsgaten, der hovudinngangen er i dag.

I dag sit mellom andre IT-avdelinga, eigedomsavdelinga og deler av kommunikasjonsavdelinga i bygget. Kommunikasjonsavdelinga sit i andre etasje. Den etasjen vart bygd om for eit par år sidan, og kjem til å verta mindre endra enn dei andre. Men etasjen er like lukka som dei andre er.

– Eg sit sjølv i dette bygget. Det kan ta lang tid mellom kvar gong eg treffer nokon frå ei anna avdeling som held til i ein annan etasje. Bygget har mange kvalitetar, men det er dårleg kommunikasjon mellom etasjane, seier Berge.

Betre samhandling

For nokre år sidan leia dåverande prorektor Anne Lise Fimreite organisasjonsutviklingsprosjektet. Samlokaliseringa av sentraladministrasjonen i Nygårdsgaten 5 er ei slags vidareføring av dette. Tungodden seier at ein ønskjer betre samhandling mellom dei ulike nivåa og betre samhandling på tvers i sentraladministrasjonen.

– Det har me allereie begynt å få til, me har oppretta eit internasjonalt kontor, me har fått på plass BOA-team og me har tilsette frå kommunikasjonsavdelinga ute på fakulteta. I tillegg testar me ei løysing der dei som fysisk sit hos Fakultet for kunst, musikk og design i bygget på Møllendal, og som arbeider med HR og økonomi, er tilsett i dei sentrale avdelingane, forklarar Tungodden.

No er det sett ned ei styringsgruppe som skal koma med tilråingar til universitetsdirektøren i tråd med prosjektet sitt mandat. Det er òg styringsgruppa som skal ta stilling til kva delprosjekt som skal verta etablerte for utvikling og organisering av tenester, og korleis dei organisatoriske rammene skal vera. Ei ressursgruppe, med representantar frå dei ulike avdelingane i sentraladministrasjonen, jobbar òg med prosjektet. Dei har levert ein rapport. Der står det mellom anna at «sentraladministrasjonen er i dag preget av <<siloer>>, og avstandene mellom disse oppleves ofte av brukere og ansatte som for stor. Fakultetene ønsker felles løsninger på UiB og myndighetene ønsker felles løsninger i sektoren. Ved innplassering i NG-5 er det en målsetting at fagområdene skal kunne samarbeide tettere. Uformelle møteplasser, organisering av arbeidsplasser og kantine vil bidra til at de ansatte i de ansatte vil møtes oftere enn i dag. Ressursgruppen mener det også bør vurderes hvordan det kan bli enklere med samarbeid mellom dagens avdelinger gjennom plassering i bygget».

– Kan det ein kjem fram til verta avgjerande for heile organisasjonen?

– Det sit ingen avdelingsdirektørar i styringsgruppa, men ein fakultetsdirektør og ein dekan. At det ikkje sit avdelingsdirektørar der er ikkje tilfeldig. Arbeidet som vert gjort kan gripa inn i avdelingsgrensene. Me vil først sjå på tenesteutviklinga, så sjølve organiseringa, seier Tungodden.

– Kva med robotar, kan dei ta over nokre oppgåver?

– Me har allereie på plass ein såkalla chatbot, Hubro, og det er ein pilotrobot som godkjenner reiserekningar. Eg trur at robotar kan gjera noko oppgåver – men då kan menneska bruka tida til andre oppgåver.

Ikkje som i Oslo

Universitetet i Oslo har få, men store, avdelingar i sin sentraladministrasjon: Avdeling for fagstøtte, adminsitrativ støtte, leiarstøtte og internadministrasjon.

Tungodden seier at i arbeidet med OU-prosjektet var ein i Oslo – og konkluderte med at dette ikkje var måten å gjera det på. Men likevel kan det verta endringar. Ressursgruppa skriv at «ansatte kan for eksempel grupperes i slike lag i vår nye organisasjon, kall det funksjonsområder, eller team. Det fysiske kontormiljøet tilpasses denne måten å jobbe på. Det kan utvikles et slags standardisert format slik at grupper lett kan flytte rundt i bygget etter hvert som organisasjonen endres. Et ‘eget kontor’ eller ‘egen plass’ er ikke nødvendigvis et cellekontor, selv om vi mener bygget må inneholde enekontorer også, gjerne små. Også en slik ‘egen’ avgrensede plass kan, med god design og materialer, være fleksibel, ryddig, pen og digital».

Flyttar ut om eit år

Ressursgruppa har intervjua tilsette frå ulike grupper i administrasjonen, for å finna ut kva behov dei har i arbeidskvardagen. I tillegg vert det no arbeidd på ein ny og annleis måte for å finna dei beste løysingane.

– Den vanlege måten å gjera det på i denne sektoren, er å først setja ned ei gruppe, så gå gjennom ein prosess og konkludera – og så set ein det ein har bestemt seg for ut i livet. No prøver me oss på ei meir utforskande tilnæring: Me testar ulike måtar å jobba på, og så bestemmer me etter ein periode om dette er noko me skal gå vidare med, seier Tungodden.

Etter planen skal bygget tømmast om om lag eit år. Då skal dei tilsette som i dag har arbeidsplassen sin i bygget flytta ut. Ein jobbar med ulike alternativ, seier eigedomsdirektør Berge.

Før den tid må ein ha ein plan for korleis det skal verta på innsida. Og då er spørsmålet ofte: Kontor? Eller ikkje kontor? Men akkurat type arbeidsplass er ikkje det som er lagt mest vekt på når tilsette har vorte intervjua om arbeidskvardagen sin.

– Me legg opp til eit opnare bygg, der det skal vera lettare å bevega seg rundt. Det vert òg etter planen felles kantine og felles møterom. Elles trur eg det kjem til å innehalda både cellekontor, opne landskap og sosiale soner. Me har sagt at me skal finna ei god UiB-løysing, seier Tungodden.

Meld deg på vårt nyhetsbrev og få oppdateringer rett til din e-post!

Abonner på På Høyden nyhetsbrev feed